高級秘書行政助理技能提高培訓

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課程大綱

第一部分 秘書角色認知
一、秘書的職業特性與素質要求

1、準確自我定位

◇ 高級秘書與初級、中級秘書工作內容有什么不同

——視頻：為什么不提拔我？

——現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

◇ 秘書與助理區別

2、如何提升秘書人員的素質

◇ 優秀與一般的差異——修煉良好心態

——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

第一種人認為：秘書就是個“萬金油”角色；

第二種人認為吃年輕飯，混日子；

第三種人是有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

如何理解五星級的秘書/助理——從優秀到卓越

——案例：老板眼中的五星級秘書/助理
二、秘書職場禮儀規范

1、塑造良好的個人職場形象——你的形象直接影響公司形象

◇ 職業形象六要素

◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區

◇ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人

——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

——案例：你的老大用你做秘書，她的品位也不過如此了
2、基本職場禮儀

◇ 辦公室禮儀

◇ 待禮儀——形體儀態的訓練

※站姿—體態美的起點

※坐姿—高雅儀態的展示

※走姿—動態美的展示

※表情—內心世界的窗口：目光、笑容

◇ 接待禮儀

※有約接待

※無約接待

◇ 電話禮儀與應對技巧

——現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信
三、辦公場所5S管理

◇ 5S的概念

◇ 推行5S的重要性

◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

◇ 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

——現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧
職業形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領導的品味。責任重大

從改變自己開始吧！

——案例：為什么有需求，見了你后需求就沒有了

第二部分 工作技能篇
一、高級秘書的時間管理及工作統籌要求

1、時間管理的誤區

2、時間統籌的5種方法

——現場演示：整理你平時工作中1天的時間，臨時工作所在你一天工作中的比例多數？

盤點你的工作效率。

3、練習2：整理一個秘書的工作日程

◇ 時間管理小竅門

◇ 辦公室事務處理技巧

◇上級的時間管理與安排

◇上司出差日程管理與工作計劃

案例：如何管理上司的時間——幫領導做計劃的技巧

——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務分析您解決問題的思路

——做正確的事，不僅是把事做對

大家認為是否能在3年時間內，獲得15年的工作經驗？其實是可能的，老師親身經歷和大家分享時間管理的秘訣
二、會務組織與管理

◇ 成功組織會議的技巧

◇ 組織階段的工作：

——會前準備

——會中協助

——會后整理

◇ 會議座次安排的學問

——練習：小組討論：如何協助召開公司例會

——案例：如何應對會議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用

1、信息收集

◇ 信息工作的六個基本要求和三個訣竅

◇ 收集信息工作的三個訣竅

2、文檔管理

◇ 文檔分類及儲存的工作規范

◇ 文檔查閱及分裝的工作規范

◇ 文檔銷毀及保密的工作規范

——案例：李秘書的返工引起的深思

四、高級秘書公文寫作技巧與處理實務

1、行政公文寫作的基本要求

2、行政公文寫作的方法

◇寫作原則

◇寫作特點

3、常用行政公文寫作規范及訓練

◇ 通用公文：

→通知

→請示

→批復

◇ 事務公文：

→工作計劃

→工作總結

→會議紀要

現場模擬：會議記錄及紀要訓練

現場研討：領導公文文種混淆（關于……請示報告），您如何處理來？
第三部分 統籌管理篇

一、 高級秘書人際溝通與工作協調技巧

——游戲導入：**“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。

1、成功溝通的秘訣

◇ 學會聆聽：不輕易打斷對方的話

◇ 怎樣反問：了解對方的需求

◇ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是

◇ 表明立場：拒絕的藝術

◇ 提出解決方案：提出2-3個解決方案

——案例：如果是你該怎么說？

為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價

2、有效溝**程及環節

◇ 信息發送、接收、反饋——溝通漏斗

◇ 有效發送的技巧

——現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3、認識你的溝通對象

◇ 與上級溝通的原則

◇ 與各種性格的領導打交道技巧

◇ 跨部門的溝通技巧

◇ 與客戶溝通

——游戲：究竟是誰的錯？

研討九型人格學問——教您認識自己和他人的工具

——只有“懂領導”才能幫領導

二、高級秘書人員辦公室事務管理

1、了解企業行政管理內容：

◇ 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）

——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？

◇ 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）

◇ 員工安全和保密工作

三、事物性項目性工作的組織管理

◇ 事務工作有哪些

◇ 學會列事務清單

◇ 用項目計劃管理工作

——現場演示行政事務工作：1、搬家后員工提出不滿，如何解決？

2、如何合理安排分布辦公室？

3、如何為上司整理辦公室？

四、秘書的自我情緒控制與壓力管理
——現場測評你的壓力等級

1、培養快樂的心理

2、戰勝你的弱點

3、如何有效控制情緒的技巧

4、如何進行壓力管理的方法