職業文秘的專業素養提升

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課程提綱：
序言：如何用正確的心態面對你的工作
心態的正確與否 決定你的個人績效
如何建立正確的工作心態

一、企業行政文秘職業特性與素質要求
－文秘人員工作內容是什么
案例：秘書崗位的評價
－文秘人員的職責與主要工作內容
案例：文秘人員的職位說明書樣板
－優秀文秘人員的勝任素質

二、有效溝通與工作協調技巧
－溝通的意義
－中國式溝通的側重點是什么
－常用溝通方式比較
案例：非語言溝通方式的應用技巧分析
－溝通方法的技巧
聽的技巧 說的技巧 問的技巧 看的技巧
案例：應用技巧分析
如何聽懂上級真實的意圖
－如何面對不同溝通對象采取不同的方法
案例：應用技巧分析
－如何與你的上司良好溝通
原則 方法 技巧
案例分析：分組討論、實景演練
－秘書人員如何與下級、平級溝通
注意事項 工作方法
案例：領導有錯誤 你該怎么辦？
案例：如何與同事或下級相處？
案例：有人在你面前抱怨你的領導該怎么辦？
－電話溝通的技巧
－接聽電話的基本原則
－接聽電話的幾項注意
案例：如何處理上級的電話
－傳真管理的技巧
－郵件管理的技巧

三、時間管理及工作統籌技巧
－時間管理的誤區
－時間管理的原則
第一原則：目標管理
第二原則：抓住重點原則 80/20法則
第三原則：輕重緩急的優先管理
－時間管理的20個策略

四、會務管理與大型活動的技巧
－會務分類－組織思路
－組織階段：會前準備、會中協助、會后整理
－如何擔任會議主持人
－如何當好會議秘書？
案例：大型會議及活動策劃案
－如何避免陷于會議忙碌之中？
－如何管理上級的工作時間

五、文件資料管理與運用
－文檔分類標準
－檔案管理的原則
－文檔的索引
－電子文檔的保管
案例分析：如何利用檔案為公司業務服務？

六、信息檔案管理
－信息管理基本流程
－信息的收集整理
－信息的傳遞
－信息的儲存與保密

七、公文寫作與處理實務
－公文分類
－公文的結構
－秘書文字支持應達到的要求
－公文寫作基本要領
－13種常用公文模版
－主要公文寫作的要點分析
案例分析：主要公文寫作分析

八、商務禮儀、商務接待與商務宴請
個人職業形象塑造
1、個人形象的原則：職業精神 、個人素養
2、商務著裝的原則(女士、男士)：個性原則、和諧原則、TPO原則；
3、常見著裝誤區點評；
4、舉止禮儀：站姿、坐姿、行姿、蹲姿等

商務接待的禮儀
1、日常商務接待工作
問候 （稱呼、禮節、握手 鞠躬）
接引 （步行、乘車、搭乘電梯、）
交流 （介紹、距離、話語）
名片交換
2、外交禮儀
東西方禮儀文化比較、國際商務禮儀基本理念、適用范圍、特征及
原則
外交禮儀中的禁忌
3、商務交往中的饋贈禮儀
紀念品和禮品、禮品選擇、贈送時機、贈禮禁忌
案例分析：

商務宴請禮儀
(一) 商務宴請的程序
1．確定宴請對象、規格和范圍
宴請對象、規格和范圍的依據是宴請的性質、目的、主賓的身份、
國際慣例等
種類：正式宴會；便宴；餐會；酒會；茶會；工作餐
中餐：擺臺、餐桌、入座禮儀、開宴時刻等
西餐：擺臺；著裝；程序；上菜順序；服務禮儀；伴餐酒的選點；
餐巾的用法
2．確定宴請時間、地點
3．邀請
宴會邀請可書寫請柬、面對面或電話邀請
4．訂菜
喜好與禁忌（宗教禁忌、民族禁忌、職業禁忌、健康禁忌、口味
禁忌等）
5．席位安排
6．現場布置
7、餐飲禁忌

(二) 商務宴請技巧處理
1、致辭
歡迎辭 祝酒辭 歡送辭 答謝辭
2、勸酒、喝酒、拒酒
3、如何調節氣氛？
4、如何達成宴請的主要目的