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高級文秘職業化訓練

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【課程大綱】
第一章:現代企業中秘書/助理人員的職業角色定位
1.秘書/助理的職業化準則
2.職業秘書/助理的在企業中的作用和任務
3.秘書/助理在歐*家的職業定位和勞動力市場定位
4.秘書/助理在我國勞動力市場的現狀和定位
5.秘書/助理職業在我國勞動力市場的發展前景
第二章:秘書/助理職業的基本技能
案例分析:老板需要的時候你總是在嗎?
練 習:若我是小劉,我是職業化的助理,我會怎么做?
1.職業秘書/助理應掌握的基本工作方法
案例討論:kitty的欠缺有哪些?
2.老板希望kitty為他做好哪些事?
3.職業秘書/助理必備的工作工具
4.職業秘書/助理應具備的職業素質
5.秘書助理的職業禮儀——衣著打扮, 言行舉止

第三章:秘書助理的重要技能
1.初級秘書/助理:如何做好事務性文員工作
2.中級秘書/助理:如何更好輔助經理的日常事務管理
3.高級秘書/助理:獨立管理能力——分析問題解決問題的能力
果斷的事務處理能力
老板的得力助手
練習與討論:解上級之“渴”,你準備好了嗎?
練 習:“火山爆發”了,怎么辦?
4.如何提高辦公室的效率
5.學會用圖表說話
6.了解你的上司的性格和工作方式
7.如何輔助和配合不同性格的上司的工作
8.正確面對他人的情緒
9.工作中的情緒和壓力管理
第四章:秘書/助理職業的職業化及職業前景
1.職業化秘書/助理與非職業秘書的特點比較
2.秘書/助理的職業前景
3.您的職業前景

第五章:秘書/助理工作中的溝通與反饋
(一)電話溝通技巧
1.成功地樹立企業形象——秘書助理,企業的形象窗口
2.秘書助理的職業化電話禮儀
3.電話溝通中的隱性三要素:聲音、態度和姿勢
4.電話溝通的十大原則
5.職業化地接聽和轉接電
案例分析:電話的優勢和局限性
6.電話留言的規范和要求
7.學會處理難應付的情況
啰啰嗦嗦的來電者
盛氣凌人的來電者
怒氣沖沖的來電者
推銷電話
……
8.秘書助理的電話溝通技巧
(二)公文處理
1.收、發文件管理
2.如何寫出好文章
3.如何使文章更加生動有效
4.如何使文章更加規范
5.通知的類別與格局
6.報告的功用和格局
7.請示的功用、種類、格局
8.會議紀要的功用和格局
(三)會議組織與活動管理
1.成功會議的準備工作:會前、會中、會后
2.如何主持會議與公司活動
3.高效率會議的實用工具

第六章:檔案管理
1.企業內不同部門的檔案特點
案例分析:助理小須電腦中的文件管理做錯了什么?
2.實用有效的辦公室檔案管理
3.辦公室檔案的分類
案例討論:助理小戴這么努力工作為什么還會被老板解雇?
4.辦公室檔案管理的基本原則
5.辦公室檔案管理系統
6.常用的幾種辦公室檔案管理系統的優缺點分析比較
7.檔案管理中載體與標簽的選擇與應用
第七章:差旅的計劃、組織、安排
1.差旅計劃和安排只是訂機票和酒店嗎?
2.差旅安排的基本步驟
案例討論:上司的抱怨是什么?
3.做好上級和同事差旅中的得力助手
案 例:因為有Sophie的職業工作方法,我的差旅總是很順利
4.差旅安排中有效的工作方法
5.差旅期間秘書和助理的相關工作和職責
6.差旅組織安排的有用工具

第八章:時間管理
1.了解老板的時間管理的觀念
2.了解同隊中的同事的時間管理的觀念
案例分析:他們自私嗎?
3.分析自我時間管理,找出問題
4.個人工作計劃
5.任務優先權的分配原則
練 習:小王的一天
6.有效的時間管理工具
案例分析:老板為什么要懲罰他的助理小彥?
7. 信息傳遞與交流工具
第九章:溝通與協調的技能
1.溝通的目的
2.溝通的原則
3.溝通的基本方法
小組練習:1) 我能讓TA聽明白嗎?
2) 我讓TA聽懂了嗎?
4.溝通的誤區與障礙
案例討論:上司的需求TA真的聽明白了嗎?
5.溝通的技巧:傾聽、表達、提問
6.知己知彼的溝通的技巧——掌握DISC技術在溝通中應用
7.協助上司工作中的內部溝通
8.跨部門溝通的常見問題分析和溝通要點
9.團隊合作

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