高效率處理工作的工具培訓

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課程大綱
一．▋SWOT分析法

▋Strengths：優勢

▋Wea.knesses：劣勢

▋Opportunities：機會

▋Threats：威脅
意義：幫你清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優勢與劣勢，把握環境提供的機會，防范可能存在的風險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。

二． ▋PDCA循環規則

▋Plan：制定目標與計劃

▋Do：任務展開，組織實施

▋Check：對過程中的關鍵點和終結果進行檢查
▋Action：糾正偏差，對成果進行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃
意義：每一項工作，都是一個pdca循環，都需要計劃、實施、檢查結果，并進一步進行改進，同時進入下一個循環，只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。
三． ▋6W2H法

▋What：工作的內容和達成的目標

▋Why：做這項工作的原因

▋Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人

▋When：在什么時間、什么時間段進行工作

▋Where：工作發生的地點

▋Which：哪一種方法或途徑

▋How：用什么方法進行

▋How much：需要多少成本
意義：做任何工作都應該從6W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H，能節約寫報告及看報告的時間。
四．▋SMART原則

▋Specific 具體的

▋Measurable 可測量的

▋Attainable 可達到的

▋Relevant 相關的

▋Time based 時間的
有的又如此解釋此原則

▋S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統

▋M代表可度量(Measurable)，指績效指標是數量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的

▋A代表可實現(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標

▋R代表現實性(realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察

▋T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標的特定期限

意義：人們在制定工作目標或者任務目標時，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現。
五． ▋時間管理-重要與緊急

A、重要且緊急

▋緊急狀況

▋迫切的問題

▋限期完成的工作

▋你不做其他人也不能做

B、重要不緊急

▋準備工作

▋預防措施

▋價值觀的澄清

▋計劃

▋人際關系的建立

▋真正的再創造

▋增進自己的能力

C、緊急不重要

▋造成干擾的事、電話

▋信件、報告

▋會議

▋許多迫在眉睫的急事

▋符合別人期望的事

D、不重要不緊急

▋忙碌瑣碎的事

▋廣告函件

▋電話

▋逃避性活動

▋等待時間

優先順序=重要性*緊迫性
意義：在進行時間安排時，應權衡各種事情的優先順序，要學會“彈鋼琴”。

對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。
六．▋任務分解法[WBS]

即Work Brea.kdown Structure，如何進行WBS分解：目標→任務→工作→活動

WBS分解的原則：

將主體目標逐步細化分解，底層的任務活動可直接分派到個人去完成；每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法：

▋至上而下與至下而上的充分溝通

▋一對一個別交流

▋小組討論

WBS分解的標準：

▋分解后的活動結構清晰

▋邏輯上形成一個大的活動

▋集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點

▋所有活動全部定義清楚
意義：學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，你才能心里有數，才能有條不紊地工作，才能統籌安排你的時間表。
七．▋二八原則

巴列特定律：“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。

舉例說明：

80%的銷售額是源自20%的顧客

80%的電話是來自20%的朋友

80%的總產量來自20%的產品

80%的財富集中在20%的人手中