庫里乾坤大 卷中日月長 檔案管理實務培訓

● 熟練掌握檔案的定義及分類辦法；
● 把握檔案管理的原則及流程；
● 有效提升快速建檔、安全管理及檔案利用三大水平；
● 現場練習五類檔案整理實務
● 解讀電子化檔案管理事務，提升本單位特殊載體檔案的管理能力。

前言：
國家檔案局的論文：《中國受災紙質檔案的搶救與修復——以北川地震受災檔案為例》。2017年11月，率中國檔案代表團出席2017年國際檔案理事會年會。

第一天：庫里乾坤大——檔案管理的基礎知識
一、關于檔案管理
1. 檔案的起源與沿革
1）國家——文字——檔案
2）文字——國家——檔案
3）文字——檔案——國家——有條理的檔案
4）結繩、刻契 ——檔案——文字——國家 ——有條理的檔案
2. 定義：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。
3. 檔案管理六大工作內容
1）收集
2）整理
3）鑒定
4）保管
5）統計
6）利用
現場問答：您在自己的檔案管理工作中，6大工作哪一項最難？
4. 關于檔案的實體管理
5. 檔案的信息開發
6. 您了解企業檔案嗎？
1）定義：指企業在日常工作中從事企業管理、生產、經營、銷售、經濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。
2）屬性分解
a當時性
b親自性
c真實性
d記錄性
二、詳解企業九類檔案
1. 九大分類：管理、基建、科研、產品、設備、會計、合同、員工、特殊載體檔案。
案例研討：請談一談檔案與文件的區別？
案例研討：哪些類別是業務方案？
2. 解讀四種常用檔案
1）文件類檔案
2）會計檔案
a會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會計憑證；
b會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
c財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
3）員工檔案
4）特殊載體檔案
案例研討：您單位的聲像檔案有哪些？實物檔案有哪些？
案例研討：哪幾類是企業的業務檔案?
3. 企業業務檔案的作用
1）企業科學決策的依據
2）企業效益的體現
3）企業的重要資源
4. 企業檔案管理的法治化
1）法治化的原動力
2）法治化的重要保障
3）法治化的主要目的
4）確保檔案工作人員的工作權力，明確其工作職責，是企業檔案意識法治化的重要條件
案例研討：“誰動了我的檔案？”——廣東佛山中級人民法院退休職工訴單位檔案丟失案件
案例研討：2011年中央電視臺《焦點訪談》欄目以《誰讓“健康檔案”離了譜》為題，對安徽省懷遠縣“層層截流衛生經費，假造檔案完成指標”問題進行報道。
三、國家重點法律政策解讀
1. 關于《企業檔案管理辦法》
國家檔案局、國家發改委聯合頒布，根據國務院關于加強企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業檔案工作，更好地為企業提高經濟效益服務制定的。
2. 要點解析
1）企業檔案工作制度
2）企業檔案業務工作
3）企業檔案信息化建設
4）企業檔案工作設施設備
四、把握檔案管理六原則：全面、職能、特點、聯系、方便、協調
1. 以全部檔案為對象
2. 依據企業管理職能
3. 結合檔案內容和形成特點
4. 保持檔案材料的內部有機聯系
5. 方便管理與利用
6. 協調統一、不隨便改動
五、做好檔案管理六環節：收集、整理、鑒定、保管、統計、利用
1. 收集：檔案管理工作的實際起點
案例討論：公司項目多部門多，如何才能確保資料收集完整及時？
1）一是對內收集：即按企業歸檔制度的要求接收企業內各部門形成的文件材料；
2）二是對外收集：即企業根據國家有關政策和規定，對外單位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。
3）收集工作流程：符合前四步驟并完成最后一步驟
是否崗位發文——是否崗位辦理——是否崗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部門核心數據
4）企業基礎數據清理總匯表（現場制作：分組按照范表討論并做出本單位匯總表）
2. 整理
1）區分全宗
2）分類方案制定
3）類別號設定
4）檔案排列
5）檔號編制
6）互見號填寫
7）檔案編目
8）建立全宗卷
案例分析：文件檔案的整理要點——人有責,時時有活兒,件件登記,年年整理.
現場練習：按照《企業檔案管理規范》DA/T 42 – 2009企業檔案一級類目和二級類目的劃分制作本單位的兩級目錄
3. 鑒定
1）按鑒定時段包括：歸檔鑒定 到期鑒定
2）按鑒定內容包括：價值鑒定 質量鑒定 利用范圍鑒定
a價值應堅持以下幾個標準
-是否具有法律依據性
-是否屬于公司大事
-是否具有通用性或示范性
-是否屬于專利.
3）企業檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作
a區分檔案與非檔案。
b區分“永久”與“非永久”：是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀
c區分重要檔案和一般檔案：如何界定重要一般？
d區分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。
e區分歸檔后會有動態變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩定的檔案。
f區分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案
4. 保管
1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求
2）檔案修護要求
3）庫房管理要求——“以防為主，防治結合”，確保檔案安全
4）排放與庫位管理
a大流水排放
b分類排放
c流水與分類排放
5. 統計
1）及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表；
2）建立檔案工作統計臺賬
a檔案館（室）藏情況
b度入出庫情況
c檔案利用情況
d檔案專兼職人員情況
e檔案設施、設備情況
f檔案銷毀情況
3）保持統計工作的連續性 ——進行統計分析研究
6. 利用：檔案管理的終極目的
1）加強檢索系統的建設
a分為手工檢索系統和計算機檢索系統
b檢索信息要覆蓋全部館（室）藏
c檢索功能要匹配合理
2）設定利用者權限
3）進行利用登記
4）采取多種方式
5）編制各種實用匯編
6）編寫初加工的專題材料
7）編寫深加工的研究材料
8）舉辦檔案陳列或展覽

第二天：卷中日月長——業務檔案管理實務運用
一、上午：交叉檢查
1. 運用檔案管理檢查評分表，對被檢查單位進行表格內容梳理及填報（1小時）
2. 行政部、人力資源部、財務部、后勤部、研發部五組交叉檢查
（或根據本企業實際情況組成5個檢查組）
3. 檢查匯報及分析（約1個半小時）
4. 存在不足的匯總整理
二、下午：操作實踐（分組同時進行）
1. 分組練習（約1小時）
1）文書檔案管理：行政部（總經理辦公室）
2）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄
練習：現場制作、檢查2017年度的會議紀要檔案盒
2. 人員檔案管理：人力資源部
1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄
練習：現場制作、檢查2017年度的XX員工的一套檔案
3. 科技檔案管理：研發部門
1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄
練習：現場制作、檢查2017年度的某一完成的科研課題的一套檔案盒
4. 基建檔案管理：后勤部門
1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄
練習：現場制作、檢查2017年度的已完成的某一基建項目的一套檔案盒
5. 會計檔案管理：財務部門
1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄
練習：現場制作、檢查2017年度的財務報告的一套檔案盒
成果驗收與點評（約1小時）
三、企業檔案管理信息化建設
1. 電子檔案基礎知識
1）電子檔案是具有保存價值的歸檔電子文件和相應元數據、背景信息和支持軟件。 ——《企業檔案工作規范》
2）電子檔案的類型：圖像、音頻、視頻、網頁。
2. 檔案管理的信息化
1）檔案信息化的目標與原則
2）電子文件的歸檔
3）傳統載體檔案數字化
4）電子檔案的保管
5）檔案網絡化服務
6）檔案管理系統軟件
四、業務檔案管理課程的落地轉化
1. 轉變觀念，提高認識——檔案資產觀
2. 領導責任
3. 全員參與
4. 全程管理——前端控制、過程管理（同步管理）
5. 系統管理
6. 信息化方向
7. 因企制宜

結束/總結與互動
1. 您的收獲
2. 您的困惑
3. 今后怎樣投入檔案管理