專業行政文秘助理培訓

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課程大綱
一、專業秘書/助理的角色認知
1.專業秘書/助理的定義與職業價值
行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
企業需要什么樣的行政人員
2.認清秘書/助理的十四項職責
3.專業秘書/助理必備的技能與素質
4.準確自我定位
初級：事務性文員
中級：事務性文員＋協助管理
高級：獨立管理＋事務處理
5.專業秘書/助理的工作法則
擺正位置
積極主動
細心準確
嚴守機密
誠懇有禮

二、如何提升文秘工作效率
1.高效率的文檔管理技巧
文檔管理的方法、原則及流程
高效名片管理-大大提升老板業務能力
如何運用信息科技進行客戶關系管理
高效助理秘書必備之文書管理技巧
如何成為全方位信息整合工作者
2.如何為上司與自己管理時間
80/20原理的應用
優先級的排定
避免秘書人員的時間管理陷阱
如何優化上司的時間安排
3.會議管理技巧
會議 ( 活動 ) 的種類
會議的流程管理：會前準備；會中協助；會后管理
會議記錄訓練
4.上司出差行程管理技巧
行前安排
為上司搜集資料
制定完備行程表

三、專業秘書/助理人際溝通技巧
1.成功溝通的秘訣
溝通的定義
溝通的雙向性
保證溝通成功的三原則
2.有效職場溝通技巧
人際風格的類型：DISC工具導入
如何與上司溝通
如何與同事溝通
如何與客戶溝通
3.上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
積極傾聽
同理心
正向引導法
贊美法

四、專業秘書/助理的形象塑造
1.女性行政人員的著裝要求
職業裝的選擇
鞋、襪、包的搭配
巧用首飾、絲巾及其它配飾
2.男性行政人員的著裝要求
公務西裝的選擇
穿西裝的十大誤區
襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配
3．專業秘書/助理的場合著裝
正式嚴肅的會議場合
商務休閑的辦公場合
優雅從容的社交場合
4.合宜的儀表修飾
化妝、修面、發型
5.專業的儀態
站、坐、走、蹲、手勢、微笑

五、專業秘書/助理的禮儀與應對技巧
1.商務用語禮儀
交談禮儀
接打電話禮儀與技巧
電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
2.商務往來禮儀
專業的接待態度
招呼技巧
介紹時的原則
握手技巧
交換名片
行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
不同的送客方式
拜訪的宜與不宜
饋贈禮儀
3.商務餐飲禮儀
中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐