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如何在交流中出現問題時順利溝通?

日期:2018-04-11 15:35 閱讀次數:

  加強溝通的方式有很多,通常我們采用較多的有談心,座談會,工作匯報,定期小組會議等。或利用現代通訊信息技術進行遠程電話會議或利用電子郵件將信息適時地發布給所有小組成員,以使所有成員對項目進展狀況的了解程度保持同步,上述方法是比較正式的溝通方法,還有些非正式的溝通方法,如聊天等也非常有效。適時而有效的溝通有利于我們順利地完成小組目標。在和他人交談時,可能碰到對方咄咄逼人、脾氣火爆,如果任由爭辯激烈的話,溝通將會毫無成果,因此在溝通時應掌握適當的技巧,這是交廣國際管理咨詢講師總結的一個溝通要點:
     1、傾聽談話。過激的反應并不是我們想要的最終結果,對方如果有過激言論時,你可以暫時保持沉默,傾聽他的講話,仔細分析他所說的話,考慮怎么來回應他。
 
  2、反應不反抗。溝通時,不管對方的反應如何,我們盡量保持清醒的意識、平和的心態、禮貌和親切的態度,不隨意使用對抗性的語言,打斷別人的談話。在聽完對方的講話后,提出自己的疑問,并且明確地表達自己的觀點。
 
  3、明了對方意圖。對方的意圖、信仰和關注的事情,這些都隱藏在激烈言辭的背后。通過詢問對方“你是否關心某某事情?你最關心的事情是什么?”之類的問題,不僅轉變了談話的內容,也可以洞悉對方的真實想法,繼而把談話拉到正題上來,掌握談話的主動權。
 
  4、說明溝通目的。平息爭辯的一個方法是,表明自己的談話態度,例如,“我認為這次談話的目的不是爭論,而是互相交流想法,對談論的事情做出決定。”
 
  5、延期交流。如果不能將談話拉回正軌,最好建議延期再溝通,讓雙方都能稍稍冷靜。
 
  6、表達謝意。不管雙方的交流是否有成效,都要向對方誠實、積極的交流表示感謝,這也是為下一次的溝通打好基礎。

        由于組織中所有成員的知識經驗或職位工種的不同,對同一消息可能有不同的理解和看法,因此我們在進行溝通時應力求表達清楚,傳遞準確,避免盲目下結論而誤導對方,以提高溝通的效果,提高效率,有實驗表明,信息每傳遞一次要損失信息的30%,職工只記得他接收到的信息的50%,領導只記得60%,因此應盡量避免信息在傳遞過程中的損失,以提高溝通效率,有調查表明,由于缺乏有效的溝通誤解或誤會而造成的工作效率低下,重復性工作或扯皮推諉現象的60%以上,由此可以看出溝通在提高團隊工作效率中的地位。同時在溝通的過程中應盡量消除對方(尤其是下級)的顧慮,做到坦誠相待。  

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