譚小芳解讀高效會議管理
日期：2015-08-03 16:58 閱讀次數:
不知是小時候電視看得太多，還是從前“計劃經濟”時留下的“遺毒”太深，現在的很多民營企業的管理者看上去幾乎與“省委書記”無二，十分有“領導派頭”，說話必打官腔，言必談“開會”。誠然，“開會”是在任何一種組織中落實“管理”工作的重要形式之一，不可或缺。
但如果事物僅僅停留在“會”開了沒有，而不是“事兒”辦了沒有的程度的話，那么“會議”本身就僅僅流于了形式，成了為“開會”而“開的會”，“開會”這件事兒就會成為一種在民營企業中極為可笑的“官僚主義”的典型象征(盡管在事業機關中這樣的事情司空見慣，但人家那是吃的“皇糧”，有國家養著呢，而你是民企，你的“食兒”得自個兒“掙”，千萬別搞錯了角色)。
當然，也許每個人都幻想著自己擁有一個“夢幻般的團隊”，做事兒刷刷刷，利索得不行遇到問題趕緊開會，會開完了弟兄們立馬兒行動，齊心協力，三下五除二就把事兒漂亮地辦了，根本不需要你操心多爽!這種執行力不是蓋的!問題是，你是否擁有這樣的“夢之隊”?
恐怕絕大部分時候讓你郁悶甚至痛苦的事兒是甭管你開了多少會，基本上說的都是“重復”的話，講的都是“重復”的事兒意味著你的“會”開得極沒效率，開了也等于白開，因為什么事兒都沒解決，什么事兒都沒辦成。也就是說，你這就叫為了“開會”而“開的會”，或者也可以稱之為典型的“官僚主義”甭管事兒干沒干成，反正“會”我開了，“事兒”我布置了(意味著我已經盡到了自己的職責)，沒干成是“他們”的事兒，和“我”無關。
您是否每天包裹于無數會議之中，常常分身乏術?您的公司是否因為會議效率低下還在錯失良機?面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法?一個又一個無效的會議正在上演，無論是經理人還是其他團隊成員，大家都在漫長而無效的會議中飽受折磨!經常會有人批評我們的“文山文海”現象，據一些學者測算，各級領導參加會議的時間占工作時間的1/5～1/3。如何減少會議、提高會議效率成為共同的呼聲。知名企管專家譚小芳老師(官網www.tanxiaofang.com)表示，無效的會議不僅浪費了有限而寶貴的時間資源，而且大大降低了組織的效率，是團隊執行力的敵人。經理人身為團隊的管理者，他的會議管理能力直接決定著會議的成效。因此，經理人必須成為一名優秀的會議管理者。
談到精簡會議的話題，政府部門似乎最有發言權。“文山會海”早已經是個老話題，甚至有民謠曰：“管理就是收費，干部就是開會”，可見大家對政府部門會議多、領導干部整天忙開會的負面印象之深。到底政府部門會議有多少呢?可以看一則新聞報道：
往年的3月份，機關干部忙“跑會”那是常有的事各個領域前一年的總結表彰大會、新一年的工作部署大會，基本上都集中在這個月份召開，再加上各種各樣的常規會議、臨時會議，會議之多，不可勝數。有時，一天開四五個會，一個會開兩三個小時，那也不是啥稀罕事。只是個中滋味只有自己知道罷了。可喜的是，近年來從國家到省市區各級領導干部都開始關注精簡會議的話題，并且開始遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多種方法來切實有效地精簡會議。下面還是回到我們的企業話題來。
一般我們的企業所需要開的會議類型也比較多：如每周生產例會、每周客戶服務例會、每月銷售會議、以及董事會例行會議等常規性會議，也要舉行圍繞某一個工作事件、處理某幾項事情的臨時會議。然而，企管專家譚小芳老師卻在調研和培訓中看到無論是季度營銷會議還是年終的總結大會，現在越來越受到各級人員的抵制。拿他們的話講：領導發言、優秀員工發言、頒獎、吃飯……不僅毫無新意、毫無實質意義，而且對這些在市場過慣了優哉游哉生活的營銷人來說更是一種煎熬。
我想，會議管理效率低下的主要原因是：企業常常需要開會，在會議中討論企業的發展問題，但是如果會議管理不當，會造成大量的無效會議，僅僅只溝通了思想，但卻產生不了實質性作用。70%的會議是無效會議，會議中70%的時間是無效時間。正確的會議目的應該是：交流信息、解決問題和作出決策，而失敗會議的目的被歪曲為：開會只是例行公事;開會成為領導或是部門負責人展示權威的手段;開會成為領導的脫口秀。
開會是我們的日常工作方式，開好會自然也是我們的日常技能。在國外的MBA課堂上，會議管理經常作為課程來教授，在職業培訓中，會議管理則是必備項目。如何確定開會的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會議成本、如何安排發言時間、如何組織討論、如何形成共識、如何表決、如何落實決議等，還有會務工作，都需要認真考慮。維持會議的秩序和紀律，不同意見者的聲音能夠被有效表達，都必須靠穩妥的方式予以規定，并在流程中有效執行，這些都體現著會議程序的必要性和嚴肅性。會議最常見的問題包括會議繁多無實質內容、不能準時開始、缺乏中心和主題、會議時間過長、互相重復空話套話等。開會的效率，反映了一個組織、一個團隊和個人的基礎管理水平。
譚小芳女士(預定譚老師高效會議管理培訓課程，請聯系13733187876)結合多年職業心得所講授的高效會議管理技巧，秉承時代精神，帶領您開啟高效會議的金鑰匙!高效的會議能產生高效率與高效益，低效的會議成本高、效率低、效益差，讓我們把握時機，掌握技巧，開高水平高收益率的會議。
本課程學習目標
了解會議的目的、種類和體系
掌握有效為會議做準備的要領
掌握會議中的溝通和反饋技巧
了解會議效率不高的原因及對策
掌握會議主持人的會議管理技巧
學會提高會議效率和質量的技巧
如今，世界上各大、中、小型企業正積極地進行會議革命。我了解到，日產汽車靠著會議革命，省下了60億日元成本，未來三年預計還可省下300億日元!針對現代社會會議多的特點，提出會議管理的新主張，對涉及到會議的方方面面加以闡述，以提高會議效果、降低會議成本、促進會議管理效率為宗旨，譚小芳老師認為，會議的低效直接導致管理低效，有些企業的會議到了不得不優化的階段了。但是如何優化呢?會議組織管理活動在所有工作環節上，必須體現出高效的要求，做好如下幾個工作：
第一，會議的方式必須是優化的結果，即會議所采用的方式，必須是在能夠達到會議目標的所有方式中的最佳方式。
第二，參加會議的人員必須是優化的結果。參加會議的人員，既要符合合法性，又要符合合理性，使參加會議的人員體現出最佳構成。
第三，會議議題的確定必須是優化的結果，即在每一個會議召開之前，會務工作人員要根據會議的職權，根據會議各個議題的輕重緩急和會議領導者的安排，對計劃提交會議的議題，進行必要的梳理和優化。
第四，會議決策的形成也必須是優化的結果。為達到對會議決策方案的優化，這就要求會議對任何一個決策結果的最終形成，要提供多個預選方案，以便進行比較、優化和抉擇。這樣，會議上決策的質量才能有保證。
根據培訓、會議實際運作流程中的環節及問題逐漸形成一個明細的服務手冊樣式，制訂標準化、通用的會議工作手冊或差錯提示。假如每次會議完畢后，要求每人至少提煉出5個差錯，10個人就可總結出50多個差錯，匯集起來以后就會形成一個明細、有效、可操作的工作手冊或差錯指引，在以后類似的活動中，差錯必然逐漸減少。整個團隊能在總結的經驗并在已形成文字而非口頭相傳的標準、流程基礎上學習、修改、完善，工作品質自然提升。
從開會這件事情可以看出，無論看似多么平凡、簡單的事項，都可通過標準、規范避免低水平的循環，從大家司空見慣的開會可以入手訓練科學管理基本方法的運用。標準化、流程化看似古板，不一定每項規定或指引就是正確無疑的表述，但它至少使每個人更容易在此藍本的基礎上發現差錯，總結修改。它不一定保證每個人做得最好，但能幫助每個人達到合格水平。每個人都能做到有序運作，看起來單個人的效率、能動性不是很高，但加起來的效果肯定強于散漫、無序運作，能將低級錯誤的重復減至最低限度。
我還了解到，企業管理者一般都喜歡開會，或者當面下命令，覺得這樣溝通的互動效果更好一些。但若要認真整理分析一下所有溝通實現，就會發現很多時候不需要面對面，所以，我建議一般的溝通去用QQ、MSN等即時通訊手段，就可以解決大多數工作安排和跟進事項。我本人也試了一段時間，即使跟2米之外的同事了解一件事情，也習慣用QQ了，辦公室安靜多了，而且溝通內容保存，溝通的持續性也隨之增強，每有精彩的討論就會轉帖給其他同事分享，公司工作效率自此高多了。
